Roluri, responsabilități și răspunderi într-o asociație de proprietari

Infomațiile au caracter educativ și informativ și reflectă atât cadrul legal aplicabil, cât și experiența practică a autorului.

Disclaimer

Acest newsletter are caracter educativ și informativ și reflectă atât cadrul legal aplicabil, cât și experiența practică a autorului. Conținutul nu constituie consultanță juridică sau profesională și nu înlocuiește analiza unui specialist, adaptată situației concrete a fiecărei asociații de proprietari.

Din cine este compusă o asociație de proprietari?

O asociație de proprietari funcțională este compusă din următoarele structuri:

1. Toți proprietarii înscriși în tabelul depus la Judecătorie pentru înființarea asociației la înființarea asociației. Pe parcurs, noii proprietari, ca să fie parte din asociație - cerere de adeziune. Fară ea, nu ești membru, și nu poți vota. Într-un complex nou, dezvoltatorul înscrie TOATE apartamentele, boxele, etc. în asociație.

2. Organul de administrare direct, compus din: președinte, cenzor sau comisie de cenzori și membrii Comitetului Executiv

3. Organul de administrare indirect – și primul furnizor de servicii, am putea spune – firma de administrare sau administratorul (dacă este persoană fizică, acesta trebuie să dețină atestat de administrator de condominiu valabil)

Organul de administrare direct al unei asociații este compus din:

1. Președinte

2. Membrii Comitetului Executiv

3. Cenzor sau firmă de cenzorat

4. Adunarea Generală

Astăzi vorbim despre responsabilitățile președintelui și ale Comitetului Executiv.

Toate aceste „personaje” au răspundere personală sau solidară (civilă/patrimonială, contravențională sau penală, după caz) pentru prejudiciile cauzate prin neîndeplinirea sau depășirea atribuțiilor legale și statutare.
De aceea, este bine de știut de la bun început în ce te bagi.

Din punct de vedere legislativ, Legea 196/2018 face referiri relativ generale la fiecare rol. Prin urmare, vom veni cu completări din experiența practică, acolo unde legea lasă loc de interpretare.

Ce este important de reținut: deși președintele și membrii Comitetului Executiv sunt „aleși” de către proprietari, acest lucru NU implică automat acceptarea funcției.

Documente necesare după validarea în Adunarea Generală

Pentru a vă asigura că, din punct de vedere documentar, sunteți în legalitate, persoanele validate trebuie să prezinte următoarele documente către asociație:

DOCUMENTE PREȘEDINTE / MEMBRI COMITET EXECUTIV

1. Declarație de acceptare a funcției

2. Declarație de confidențialitate și prelucrare a datelor cu caracter personal

3. Cazier judiciar valabil

4. Cazier fiscal valabil – nu este obligatoriu prin lege, ci o recomandare personală

CENZORUL

Cenzorul are un statut diferit. Acesta poate fi:

• o persoană fizică, proprietar în condominiu, care locuiește efectiv în imobil și care are studii economice sau juridice

• sau o persoană juridică (firmă de contabilitate / audit)

Fiecare dintre aceste categorii presupune un set de documente ușor diferit.

CENZOR – persoană fizică

1. Declarație de acceptare a funcției

2. Declarație de confidențialitate și prelucrare a datelor cu caracter personal

3. Declarație de angajament

4. Cazier judiciar valabil

5. Cazier fiscal valabil – obligatoriu

6. Diplomă de studii

7. Copie certificat de căsătorie (dacă numele diferă față de cel din diplomă)

CENZOR - persoană juridică (conform art. 60 din Legea 196/2018)

1. Certificat de înregistrare (CUI / ONRC) – pentru a dovedi existența legală a firmei și codurile CAEN corespunzătoare activităților de contabilitate, audit financiar sau consultanță fiscală
   (ex.: 6920 – Activități de contabilitate și audit financiar, 7022 – Consultanță pentru afaceri și management)

2. Certificat de atestare fiscală – emis de ANAF, pentru a demonstra că firma nu are datorii la bugetul de stat

3. Dovada calificării personalului:

   • Expert contabil – membru CECCAR, cu viză anuală valabilă

   • Auditor financiar – membru CAFR, cu viză anuală

   • Consultant fiscal – membru CCF, cu atestat profesional și viză anuală

4. Cazier judiciar și fiscal – pentru persoanele fizice-cheie (administrator, asociați, contabil-șef), deși legea vizează firma; este o bună practică

5. Procură / delegare, dacă persoana care semnează contractul nu este administratorul firmei

Recomandare suplimentară:

• draftul de contract (pentru a verifica exact obligațiile asumate)

• poliță de asigurare de malpraxis (asigurare profesională) – nu toate firmele de cenzorat o dețin

RESPONSABILITĂȚI – Președinte de asociație (art. 57 din Legea 196/2018)

Nu reluăm aici textul legii. Enumerăm însă ce este esențial să știi sau să înveți:

1. Să cunoști și să citești Legea 196/2018

2. Să știi ce se întâmplă în activitatea firmei de administrare. Administratorul este un furnizor de servicii. Monitorizarea activității sale este responsabilitatea ta. Primul răspunzător este președintele, nu administratorul.

3. Să NU intervii în conflictele dintre proprietari decât dacă afectează asociația sau există risc de escaladare fizică. Nu ești psihoterapeutul de serviciu.

4. Să stabilești de la început proceduri clare și transparente de comunicare, împreună cu Comitetul Executiv, preferabil cu suport juridic. Pe lângă Statut și Regulamentul de Ordine Interioară, pot fi stabilite prin decizie CEX: modalitatea oficială de comunicare prin e-mail și prin WhatsApp.

5. Să nu fii disponibil 24/7. Legea te ajută cu termene clare. Ține-te de ele. Flexibilitatea apare doar în cazuri punctuale și urgente, care afectează comunitatea, nu un singur proprietar.

6. Binele comun primează.

7. Pentru Adunarea Generală, pregătește din timp draftul procesului-verbal, pe baza convocatorului și a solicitărilor primite în termen.

8. În Adunarea Generală, NU te abate de la ordinea de zi, indiferent de presiunea emoțională. Riscul de contestare a procesului-verbal crește exponențial.

9. Pot exista situații în care, deși ai explicat cadrul legal, cvorumul votează contrar legii. Nu poți modifica procesul-verbal. Poți întocmi o notă de fundamentare prin care îți asumi din procesul-verbal doar ceea ce este legal.

10. Președintele poate demisiona, dar rămâne răspunzător până la alegerea unui nou președinte. Este recomandată delegarea atribuțiilor către un membru al Comitetului Executiv pentru o perioadă determinată, urmată de convocarea unei Adunări Generale și demisie. Membrul delegat devine președinte interimar până la alegerea celui nou.

RESPONSABILITĂȚI - Comitetul Executiv (art. 54–55 din Legea 196/2018)

Aspecte importante din practică:

• Comitetul Executiv se poate reuni și online. Deciziile pot fi semnate fie exclusiv electronic, fie exclusiv olograf. Este recomandat să nu se amestece tipurile de semnături în același document.

• Membrii CEX ar trebui să fie disponibili ca timp și din domenii diferite de activitate (tehnic, financiar, juridic).

• Sarcinile trebuie să fie clar delimitate față de cele ale președintelui.

• Comitetul Executiv preia actele asociației în termen de 5 zile de la demisia președintelui.

• Un membru CEX poate deveni președinte interimar prin delegare, pentru maximum 90 de zile.

• CEX poate lua decizii financiare doar în limita bugetului aprobat de Adunarea Generală. Orice cheltuială în afara acestui cadru poate fi contestată.

• CEX poate solicita rapoarte suplimentare cenzorului, strict în legătură cu activitatea acestuia, pentru transparență și prevenirea reclamațiilor ulterioare.

În articolul următor vom aborda rolul Cenzorului și Adunarea Generală.